Der Umzug in die Cloud für Stiftungen

Mit der weiten Verbreitung von Cloud Software überlegen sich immer mehr Stiftungen, Trusts & Non-Profit Organisationen einen Umzug der Stiftungs IT in die Cloud. Beim Cloud Computing (bzw. bei der Cloud für Stiftung) werden Programme und Daten über das Internet und nicht auf Ihrem Computer oder Ihrer Festplatte gespeichert. Dies kommt mit diversen Vorteilen wie z.B. eine grössere Auswahl an potentieller Software, kein IT Wartungsaufwand und klaren Kosten. Dabei stellt sich nebst der Frage bezüglich dem gewünschten Funktionsumfang auch jene, welchem Cloudanbieter alle Daten anvertraut werden sollen.

IntraHub bieten eine modulare Cloudlösung welche alle gängigsten Tools, wie z.B. Speicher, Online Office, CRM für Stiftungen, Time Tracking usw. vereint und kombinieren diese mit schweizer Hosting. Der folgende Beitrag erklärt wie ein Umstieg in die Cloud Schritt für Schritt abläuft und mit welchem Aufwand dieser für eine Stiftung verbunden ist.

Bestandesaufnahme

In einem ersten Schritt muss zuerst erfasst werden, welche Bedürfnisse von Seiten der Stiftung bestehen und welche davon in die Cloud migriert werden sollen. Häufig werden in dieser Anfangsphase IT Prozesse im Gespräch analysiert und Lösungen angeschaut mit welchen Prozesse vereinfacht werden sollen. Z.B. wenn das Sekretariat einer Stiftung Mails mit Gesuchen aufbereitet und via Mail an den Stiftungsrat weiterleitet und dieser wieder mit einem Mail Antwortet, damit das Sekretariat die Entscheidung wieder von Hand via Mail verschicken kann. Ein solcher Prozess könnte mit einem Umzug in die Cloud optimiert werden. Oder wenn eine Stiftung sich beklagt, dass mehrere Leute an einem Inventar arbeiten möchten usw. Es können nicht alle Arbeitsprozesse einer Stiftung mit einem Umzug in die Cloud vereinfacht werden, jedoch gelingt dies häufig.

Unter diesem Link finden Sie weitere Informationen was für Tools IntraHub für Stiftungen anbietet.

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Umzug bestehender Daten in die Cloud

Sobald die entsprechenden Module bei IntraHub zusammengestellt wurden, beginnt der eigentliche Umzug in die Cloud. Je nach grösse der Stiftung und der gewünschten Module bedeutet dies häufig, dass jemand von IntraHub zusammen mit einem Mitglied der Stiftung diesen durchführt und dabei gleichzeitig die Tools erklärt. So kann sichergestellt werden, dass alle migrierten Daten sauber strukturiert abgelegt werden in der neuen Cloud. Es hat sich gezeigt, dass viele Stiftungen nicht komplett alle Daten in der Cloud haben möchten sondern einen Teil davon lieber archiviert. Da IntraHub auch einen Cloud Speicher anbietet ist die Archivierung von alten Daten kein Problem.

Die Stiftung lernt die neue Cloud kennen

Sobald alle Daten in die Cloud migriert sind und alle Mitglieder angefangen habe diese zu benutzen wird es unter Umständen zu Fragen kommen. Diese Fragen können die Benutzer via Mail oder Telefon direkt uns zukommen lassen. Falls das Problem weitere Benutzer betrifft wird eine Information im Startscreen bei IntraHub angezeigt oder ein Mail an alle möglicherweise betroffenen Benutzer versandt. Es ist für eine Stiftung jedoch auch möglich, dass zuerst das Sekretariat oder wenn gewünscht auch die Stiftungsräte an einem Treffen über IntraHub geschult werden. So können potentielle Probleme vordergründig angepackt werden.

Was für einen Mehrwert bringt IntraHub unserer Stiftung genau?

IntraHub ist modular aufgebaut und lässt sich genau auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Dies bedeutet das Sie nicht nur auf die Software begrenzt sind welche in IntraHub integriert ist. IntraHub kann auch bereits von ihnen verwendete closed-source Applikationen einbinden. So z.B. das Ihnen bereits bekannte Webmail. Dieses würden Sie dann im Dashboard von IntraHub wiederfinden. Alternativ können wir auch nach einer Applikation suchen welche alle Ihre Bedürfnisse erfüllt. IntraHub soll eine zentrale, einfach zu bedienende und sichere Cloud Plattform für die ganze Stiftung sein. So erfüllt IntraHub auch alle Ansprüche an das neue schweizer Datenschutzgesetz (nDSG).